انجام امور توسط دیوید آلن

1. اگر ما "حلقه های باز" را در زندگی خود به درستی مدیریت نکنیم ، توجه ما جلب می شود.
2. غرق شدن از روشن نشدن نتیجه مورد نظر شما ، تصمیم نگرفتن در مورد اقدام بعدی و عدم یادآوری نتیجه و عملکرد مورد نظر ناشی می شود.
3. شما باید همه "چیزهایی" را که جذب کرده و جمع آوری می کنید به یک فهرست واضح از اقدامات ، پروژه ها و اطلاعات قابل استفاده تبدیل کنید.

پنج ایده بزرگ

1. انجام کارها مستلزم تعریف این است که "انجام شده" به چه معناست و "انجام" چگونه به نظر می رسد.
2. تسلط بر گردش کار شما شامل جلب توجه شما ، روشن ساختن معنی آن ، قرار دادن آن در محل مورد نظر ، مرور مکرر آن و تعامل با آن است.
3. اگر اقدامی کمتر از دو دقیقه طول بکشد ، باید در لحظه ای که تعریف شده است انجام شود.
4. اضطراب و احساس گناه ناشی از داشتن کارهای زیاد نیست. این ناشی از شکستن توافق با خودتان است.
5. ذهن شما برای داشتن ایده است ، نه برای نگه داشتن آنها.

انجام کارها به صورت خلاصه

• حقیقت اصلی که آلن در طول چندین دهه مربیگری و آموزش هزاران نفر کشف کرده این است که بیشتر استرس افراد را ناشی از تعهدات نامناسب مدیریت شده خود می دانند یا می پذیرند.

• "هر چیزی که به آن جا تعلق ندارد ، همانطور که هست" حلقه باز "است که اگر به درستی مدیریت نشود توجه شما را به خود جلب می کند."

• "شما باید از ذهن خود برای بیرون کشیدن چیزها از ذهن خود استفاده کنید."

• "بیشتر اوقات ، دلیل این که چیزی در ذهن شماست این است که می خواهید متفاوت از آنچه در حال حاضر است باشد ، و هنوز: شما دقیقاً مشخص نکرده اید که نتیجه مورد نظر چیست. هنوز تصمیم نگرفته اید که مرحله بعدی اقدام فیزیکی چیست. و/یا یادآوری نتایج و اقدامات مورد نیاز را در سیستمی که به آن اعتماد دارید قرار نداده اید. "

• تا زمانی که افکار شما روشن نشده و تصمیمات اتخاذ نشود و داده های حاصله در سیستمی ذخیره نشود که کاملاً بدانید در مواقع ضروری به آن دسترسی خواهید داشت و به آن فکر می کنید ، مغز شما نمی تواند کار را رها کند.

• "این اتلاف وقت و انرژی است که به چیزهایی فکر کنید که هیچ پیشرفتی در آن ندارید."

• ما باید همه "چیزهایی" را که جذب می کنیم و جمع آوری می کنیم به یک فهرست واضح از اقدامات ، پروژه ها و اطلاعات قابل استفاده تبدیل کنیم.

انجام کارها به دو جزء اساسی نیاز دارد:

1. نتیجه تعریف "انجام شده" به چه معناست
2. عمل. "انجام" چگونه به نظر می رسد

شما باید تعهدات ، پروژه ها و اقدامات را به دو صورت کنترل کنید:

1. به صورت افقی. حفظ انسجام در تمام فعالیتهایی که در آن شرکت دارید
2. به صورت عمودی مدیریت تفکر ، توسعه و هماهنگی موضوعات و پروژه های فردی.

• "هدف برای مدیریت افقی و عمودی یکسان است: این که کارها را از ذهن خود دور کرده و آنها را به انجام برسانید."

• "معمولاً رابطه ای معکوس بین میزان چیزی که در ذهن شما وجود دارد و میزان انجام آن وجود دارد."

• "هیچ دلیلی وجود ندارد که همیشه یک فکر را دوبار داشته باشید مگر اینکه دوست داشته باشید این فکر را داشته باشید."

پنج مرحله تسلط بر گردش کار

1. گرفتن. آنچه را که مورد توجه شما است جمع آوری کنید
2. روشن کردن. معنی آن را پردازش کنید
3. سازمان دادن. بگذارید جایی که به آن تعلق دارد
4. انعکاس دهید بارها مرور کنید
5. مشغول کردن. به سادگی انجام دهید.

سه شرط لازم برای کارکردن مرحله ضبط

1. هر حلقه باز باید در سیستم ضبط و خارج از سر شما باشد
2. شما باید تا جایی که می توانید با خود سطل ضبط کنید ، چند سطل ضبط داشته باشید
3. شما باید آنها را به طور مرتب خالی کنید

انجام کارها نمودار گردش کار

هنگام پردازش یک مورد ، از خود بپرسید "این چیست؟" و "آیا قابل اجراست؟"

اگر قابل اجرا نباشد ، سه احتمال وجود دارد:

1. زباله ها. دیگر نیازی نیست.
2. جوجه کشی در حال حاضر هیچ اقدامی لازم نیست ، اما ممکن است بعداً کاری انجام شود.
3. ارجاع. این مورد به طور بالقوه اطلاعات مفیدی است که ممکن است بعداً برای چیزی مورد نیاز باشد.

اگر آن است عملی، شما سه گزینه:

1. انجام دهید. اگر اقدامی کمتر از دو دقیقه طول بکشد ، باید در لحظه ای که تعریف شده است انجام شود.
2. تفویض کنید. اگر این عمل بیش از دو دقیقه به طول انجامید ، از خود بپرسید: "آیا من شخص مناسبی برای انجام این کار هستم؟" اگر پاسخ منفی است ، آن را به نهاد مربوطه واگذار کنید.
3. به تعویق انداختن آن اگر عمل خواهد بیش از دو دقیقه طول بکشد، و شما می فرد مناسب برای انجام این کار، شما باید به تسلیم اقدام بر روی آن تا بعد و پیگیری آن در یک یا چند "عملیات بعدی" لیست.

• "منظم بودن به این معناست که جایی که چیزی برای شما معنی دارد مطابقت داشته باشد."
• آلن پروژه ای را به عنوان نتیجه مطلوب تعریف می کند که می تواند در عرض یک سال به انجام برسد و به بیش از یک مرحله نیاز دارد.

یادآوری اقداماتی که باید انجام دهید به دو دسته تقسیم می شود:

1. مواردی که باید در روز یا زمان خاصی اتفاق بیفتد
2. مواردی که باید در اسرع وقت انجام شود.

در تقویم شما سه مورد وجود دارد:

1. اقدامات مربوط به زمان این نام فانتزی برای قرار ملاقات است.
2. اقدامات مربوط به روز اینها کارهایی است که گاهی اوقات باید در یک روز خاص انجام دهید ، اما لزوماً در یک زمان خاص انجام نمی شود.
3. اطلاعات مربوط به روز تقویم همچنین مکانی برای پیگیری مواردی است که می خواهید در روزهای خاص بدانید - نه لزوماً اقداماتی که باید انجام دهید ، بلکه اطلاعاتی است که ممکن است در یک تاریخ خاص مفید باشد.

• "داشتن یک تقویم که بتوانید در آن هر دو زمان و فعالیت های روزانه را یادداشت کنید مفید است."

• "لیست اقدامات بعدی ، که به همراه تقویم ، در مرکز سازماندهی و جهت گیری روزانه اقدامات قرار دارد."

سیستم های بدون عمل به سه دسته تقسیم می شوند:

1. زباله ها. این بدیهی است .
2. دوره نهفتگی یا کمون. اینها مواردی هستند که نیازی به اقدامات فوری ندارند اما ارزش حفظ آنها را دارد. دو نوع ابزار جوجه کشی وجود دارد (i) فهرست های روزی/شاید و (ii) سیستم قلقلک. روزی/شاید مواردی از ماهیت "پروژه هایی باشند که ممکن است بخواهم انجام دهم ، اما نه در حال حاضر ... اما دوست دارم به طور مرتب به آنها یادآوری شود." سیستم قلقلک برای مواردی است که شما نمی خواهید یا نیاز به یادآوری آنها دارید تا زمانی که در آینده تعیین شده است.
3. ارجاع. سیستمهای مرجع عموماً دو شکل دارند: (1) ذخیره سازی مخصوص موضوع و منطقه و (2) فایلهای مرجع عمومی. انواع اول معمولاً خود را بر اساس نحوه ذخیره سازی تعریف می کنند. نوع دوم سیستم مرجع ، سیستمی است که همه برای ذخیره اطلاعات موقتی که در دسته بندی بزرگتر از پیش طراحی شده قرار ندارند ، در دسترس هستند.

• "همه پروژه های شما ، برنامه های فعال پروژه ، و اقدامات بعدی ، برنامه ها ، انتظار و حتی روزی/شاید لیست ها هفته ای یک بار مورد بررسی قرار گیرد."

بررسی هفتگی زمان آن است که:

1. همه موارد خود را جمع آوری و پردازش کنید
2. سیستم خود را مرور کنید
3. لیست های خود را به روز کنید
4. تمیز ، واضح ، جاری و کامل شوید.

مدل چهار معیار برای انتخاب اقدامات در لحظه

1. متن نوشته
2. زمان موجود است
3. انرژی موجود
4. اولویت

مدل سه گانه برای شناسایی کار روزانه

هنگامی که کارها را به پایان می رسانید یا به معنای جهانی "کار" می کنید ، می توانید سه نوع فعالیت مختلف داشته باشید:

1. انجام کارهای از پیش تعیین شده وقتی کار از پیش تعیین شده ای انجام می دهید ، از لیستها و تقویم اقدامات بعدی خود کار می کنید - وظایفی را که قبلاً تعیین کرده اید باید انجام دهید ، یا گردش کار خود را مدیریت می کنید.
2. انجام کار همانطور که ظاهر می شود. هر روز شگفتی هایی را به همراه دارد و شما باید زمان و انرژی خود را برای بسیاری از آنها صرف کنید. با این حال ، هنگامی که از این دستورالعمل ها پیروی می کنید ، به طور پیش فرض تصمیم می گیرید که این موارد مهمتر از هر کاری است که باید در آن زمان انجام دهید.
3. تعریف کار خود تعریف کار شما مستلزم پاک کردن سینی ، پیام های دیجیتالی و یادداشت های جلسه شما و تقسیم پروژه های جدید به مراحل عملی است.

مدل شش سطحی برای مرور کارهای شخصی شما

1. افق 5: هدف و اصول
2. افق 4: چشم انداز
3. افق 3: اهداف
4. افق 2 : حوزه های تمرکز و مسئولیت پذیری
5. افق 1: پروژه های جاری 

1. زمینه: اقدامات فعلی این لیست تجمیع تمام اقداماتی است که باید انجام دهید.
2. افق 1: پروژه های جاری اینها نتایج نسبتاً کوتاه مدتی است که می خواهید به دست آورید (به عنوان مثال سازماندهی یک کنفرانس فروش).
3. افق 2: حوزه های تمرکز و مسئولیت پذیری. اینها زمینه های کلیدی زندگی و کار شما هستند که در آنها می خواهید به نتایج برسید و استانداردها را حفظ کنید.
4. افق 3: اهداف. اینها کارهایی است که دوست دارید انجام دهید یا در سر داشته باشید ، که می تواند به جنبه های خاصی از زندگی شما اهمیت دهد و جنبه های دیگر را کاهش دهد.
5. افق 4: چشم انداز. زندگی و کار شما در سه تا پنج سال چگونه است؟ تصمیم گیری در این ارتفاع به راحتی می تواند ظاهر کار شما را در بسیاری از سطوح تغییر دهد.
6. افق 5: هدف و اصول. این نمای بزرگ است.

عناصر اصلی کنترل آرام عبارتند از:

1. نتایج واضح (پروژه ها) و اقدامات بعدی مورد نیاز برای حرکت آنها به سمت بسته شدن
2. یادآوری ها در یک سیستم قابل اعتماد قرار می گیرند که به طور مرتب مورد بازبینی قرار می گیرد.

• "اگر منتظر هستید تا قبل از ایده ای ایده خوبی داشته باشید ، ایده های زیادی نخواهید داشت."

• "اغلب تنها راه برای تصمیم گیری سخت ، بازگشت به هدف کاری است که انجام می دهید."

• "اگر مطمئن نیستید که چرا کاری را انجام می دهید ، هرگز نمی توانید آن را به اندازه کافی انجام دهید."

• "یکی از قدرتمندترین مهارت های زندگی و یکی از مهمترین مهارتهای پیشرفت و پیشرفت برای موفقیت شغلی و شخصی ، ایجاد نتایج واضح است."

• "اگر پروژه ای هنوز در ذهن شماست ، تفکر بیشتری لازم است."

• "راز بزرگ تفکر و عمل کارآمد خلاق و مولد این است که چیزهای مناسب را در زمان مناسب در تمرکز خود قرار دهید."

• "یکی از بهترین ترفندها برای افزایش بهره وری ، داشتن ابزارهایی است که دوست دارید از آنها استفاده کنید."

• "تا زمانی که همه آنچه را که توجه شما را جلب کرده است به دست نیاورید ، هنوز بخشی از شما کاملاً به این باور نخواهید داشت که با کل تصویر جهان خود کار می کنید."

• تنها زمانی می توانید از کارهایی که انجام نمی دهید احساس خوبی داشته باشید و همه کارهایی را که انجام نمی دهید ، بدانید. "

در اینجا چهار دسته از چیزهایی وجود دارد که می توانند همانطور که هستند ، بدون هیچ گونه اقدامی ، همانطور که هستند باقی بمانند:

1. تدارکات
2. مواد مرجع
3. تزیین
4. تجهیزات

دستورالعمل های پردازش

1. ابتدا مورد بالا را پردازش کنید
2. یک مورد را در یک زمان پردازش کنید
3. هرگز چیزی را در "داخل" قرار ندهید.

در سینی یک ایستگاه پردازش است نه یک سطل ذخیره سازی. سه نوع مورد در آن وجود خواهد داشت:

1. زباله ها
2. موارد برای جوجه کشی
3. مواد مرجع

• "خوب است که تصمیم بگیرید در مورد چیزی تصمیم نگیرید. شما فقط به یک سیستم بدون تصمیم گیری نیاز دارید تا آن را از ذهن خود دور کنید. "

هفت نوع اصلی از چیزهایی وجود دارد که می خواهید از منظر سازمانی و عملیاتی آنها را پیگیری و مدیریت کنید:

1. لیست پروژه ها
2. مواد پشتیبانی پروژه
3. اقدامات تقویم و اطلاعات
4. لیست اقدامات بعدی
5. لیست انتظار
6. مواد مرجع
7. لیست روزی/شاید

• "دلیل اصلی سازماندهی ، کاهش بار شناختی است - یعنی از بین بردن نیاز به تفکر مداوم" در این مورد باید چه کار کنم؟ "

• "چک لیست ها می توانند بسیار مفید باشند تا به شما اطلاع دهند که لازم نیست نگران چه چیزی باشید."

آلن در The Weekly Review:

[این] هر کاری که باید انجام دهید تا دوباره سرتان خالی شود و جهت گیری خود را در چند هفته آینده انجام دهید ، انجام می شود. این مراحل مدیریت گردش کار را انجام می دهد - تسخیر ، شفاف سازی ، سازماندهی و بازبینی تمام تعهدات ، مقاصد و تمایلات برجسته شما - تا زمانی که صادقانه می توانید بگویید ، "من در حال حاضر مطلقاً هر کاری را که انجام نمی دهم ، اما اگر انجام دهم ، می دانم. تصمیم گرفتم. »

• "بهترین افکار شما در مورد کار هنگام کار شما اتفاق نمی افتد."

• "خود جهان هرگز غرق یا گیج نمی شود - فقط ما به دلیل نحوه تعامل با آن هستیم."

• آلن توصیه می کند که همیشه فهرست کارهایی را که باید انجام شوند و به اسب بخار ذهنی یا خلاق بسیار کمی نیاز دارند ، ذخیره کنید.

• "یکی از بهترین راه ها برای افزایش انرژی این است که برخی از حلقه های خود را ببندید."

• "احساس خوب در مورد انتخاب های شما غیرممکن است مگر اینکه در مورد کار خود واقعاً دقیق باشید."

• "هیچ وقفه ای وجود ندارد - فقط ورودی های نادرست وجود دارد."

• "کار غیر منتظره را همانطور که ظاهر می شود انجام دهید ، نه به این دلیل که این راه کمترین مقاومت است ، بلکه به این دلیل است که شما باید در مقابل بقیه کارها را انجام دهید."

• "آنچه را که توجه شما را جلب کرده است مدیریت کنید و سپس متوجه خواهید شد که واقعاً چه چیزی توجه شما را جلب می کند."

• آلن معتقد است مهمترین چیزی که باید با آن کنار بیایید این است که بیشتر در ذهن شماست.

• "اگر کاملاً مطمئن نیستید شغل شما چیست ، همیشه احساس طاقت فرسایی خواهید کرد."

• "وقتی مطمئن نیستید که کجا می روید یا آنچه برای شما واقعاً مهم است ، هرگز به اندازه کافی نمی دانید."

با این حال ، دو نوع پروژه وجود دارد که حداقل مستلزم نوعی برنامه ریزی هستند:

1. کسانی که هنوز توجه شما را جلب می کنند حتی بعد از اینکه اقدامات بعدی خود را تعیین کرده اید
2. ایده هایی که درباره آنها ایده های مفید و جزئیات حمایتی فقط به صورت موقت نشان داده می شوند.

• "یکی از بزرگترین مانع برای بهره وری سازمانی (و خانواده) عدم وجود کسی در مورد نیاز به جلسه و با او ، برای پیشبرد چیزی است."

• "احساس اضطراب و گناه ناشی از داشتن کارهای زیاد نیست. این نتیجه خودکار شکستن توافق با خود است. "

• احساسات منفی به سادگی نتیجه شکستن این توافق ها است-آنها نشانه های از بین رفتن اعتماد به نفس هستند. "

• "حفظ موجودی عینی و کامل از کار خود ، که به طور مرتب مورد بازبینی قرار می گیرد ، نه گفتن با صداقت را بسیار آسان تر می کند."

• "وقتی یک فرهنگ" اقدام بعدی چیست؟ " به عنوان یک پرسش عملیاتی استاندارد ، افزایش انرژی ، بهره وری ، وضوح و تمرکز وجود دارد. "

• "تعیین نحوه انجام واقعی در ابتدایی ترین سطح و سازماندهی یادآوری هایی که می توان به آنها اعتماد کرد ، کلیدهای اصلی افزایش بهره وری و ایجاد یک محیط داخلی آرام است."

• "بدون اقدام بعدی ، یک فاصله بالقوه بین واقعیت فعلی وجود دارد."

• اجتناب از تصمیمات عملی تا فشار لحظه آخر باعث ایجاد ناکارآمدی های عظیم و استرس های غیر ضروری می شود. "

• "تعریف پروژه های خاص و اقدامات بعدی که به مسائل واقعی کیفیت زندگی می پردازد ، بهره وری در بهترین حالت است."

• "ذهن شما برای داشتن ایده است ، نه برای نگه داشتن آنها."

• "شما فقط می توانید توجه آگاهانه خود را به طور همزمان به یک چیز معطوف کنید."

• "ارائه نشانه های مناسب برای خود ، که در زمان مناسب متوجه آنها می شوید ، در مورد موارد مناسب ، یک تمرین اصلی بهره وری بدون استرس است."